Problemas que os escritórios sem tecnologia enfrentam



Nos últimos textos tenho falado sobre como a tecnologia precisa ser uma aliada do nosso negócio e da nossa atividade profissional. Embora isso pareça óbvio para muitos advogados, essa ainda não é uma realidade de vários escritórios espalhados pelo Brasil afora. Costumamos falar dos benefícios que a revolução tecnológica trouxe para o nosso dia a dia, mas hoje vou fazer diferente, vou tentar destrinchar o outro lado e mostrar os problemas constantes que foram ou serão enfrentados por aqueles que não querem aderir à tecnologia no escritório.





Perda de tempo


Aqui está algo que não pode mais ser perdido. O tempo. Se isso acontecer o seu concorrente ganha espaço no mercado e o seu trabalho fica desvalorizado. Porém, o escritório que não possui tecnologia perde o dobro ou até mais de tempo para executar as tarefas burocráticas diárias. Por exemplo, o armazenamento manual de arquivos e papeladas custa um tempo precioso. E, por não utilizar a tecnologia, os profissionais não percebem que poderiam aproveitar o tempo com atividades essenciais para o desenvolvimento do escritório como a participação de audiências ou o atendimento ao cliente personalizado.


Baixa produtividade


Estamos na era da conexão. Estamos todos conectados diariamente, mesmo que isso não seja percebido. A tecnologia surgiu com o objetivo de economizar tempo e aumentar a produtividade de máquinas e sistemas. E se você não optar pela tecnologia para o seu escritório, eu te garanto que o seus profissionais gastarão mais tempo em tarefas desnecessárias ou que poderiam ser automatizadas. Um escritório sem tecnologia desestimula os profissionais que já estão acostumados a se comunicar e fazer tarefas de maneiras simplificadas e mais rapidamente. Por exemplo, o profissional pode gastar dias de trabalho para fazer um relatório que poderia ser feito em alguns minutos através de um software de gestão jurídica, se os dados fossem alimentados de forma contínua. Scanner de mão, arquivos pré-prontos, dispositivos móveis, armazenamento na nuvem e inteligência artificial são algumas das ferramentas que aumentam a produtividade de forma considerável.



Aumento de custos operacionais


Esse é um dos principais pontos a ser considerado. Os gastos com papel, cópias, pastas, armários e carimbos, por exemplo, aumenta consideravelmente quando não há tecnologia aplicada ao negócio. Além disso, o investimento com profissionais que trabalham para você acaba ficando maior, pois eles precisam de mais horas de trabalho para realizar as atividades burocráticas. Com isso, sobra menos tempo para pensar no negócio e nas maneiras de aprimorar os serviços oferecidos pelo escritório.



Falha com os clientes


Relacionamento com o cliente é o ponto principal para o seu escritório ser bem sucedido. O cliente de hoje procura cada vez mais um atendimento personalizado. Sem a tecnologia fica difícil manter um relacionamento próximo e customizado. Será preciso procurar as informações sobre determinado cliente ou processo em agendas ou cadernos de anotação. Quantas reclamações nós já ouvimos de amigos e parentes que entravam em contato com o advogado que estava cuidando de determinado processo e ele não sabia dar informações atualizadas ou demorava muito para checar essas informações? Isso é mais comum do que parece. Sem o uso da tecnologia, o escritório comete falhas corriqueiras e desnecessárias quando pensamos no relacionamento com o cliente.