A gestão do tempo contribui para a rentabilidade do escritório



Você tem a impressão de que os dias passam muito rápido e que, algumas vezes, as horas de trabalho no escritório são insuficientes para dar conta de tudo o que precisa ser feito? Um dos maiores desafios atuais para todos os profissionais é a gestão de tempo. Para nós advogados e gerenciadores de escritórios, essa realidade não é diferente. Precisamos, todos os dias, administrar a agenda de reuniões, o andamento de processos, verificar documentos, conferir ou fazer pagamentos, gerenciar os profissionais, estudar medidas e ações, entre outros. Sei da correria do dia a dia, mas reforço que uma gestão de tempo eficaz é fundamental para não perder produtividade e não gerar ineficiência no escritório. Vou compartilhar algumas dicas para você que está começando um novo escritório ou precisa se reorganizar.




Organização

Essa é a tarefa mais importante. Já falei sobre como um planejamento estratégico é fundamental para o bom funcionamento do seu negócio. Como costuma dar certo trabalho, muitos de nós adiamos a organização. Pare com isso. Por mais que leve um tempo no início, a organização das tarefas, rotinas e procedimentos dentro do escritório é a chave para o sucesso. É essencial eleger prioridades, estipular metodologias de trabalho, criar cronogramas e estabelecer rotinas nessa etapa de organização. Como já disse em textos anteriores, já existem softwares jurídicos para te ajudar nesse processo.



Desburocratização


Ao estabelecer a rotina e procedimentos, o seu escritório pode partir para a próxima etapa: desburocratização. Infelizmente isso ainda é muito comum no ramo jurídico e muitos escritórios não crescem por continuar com essa cultura que dificulta tudo que pode. Simplificar é a chave para ganhar autonomia e produtividade. Através da organização com softwares e programas disponíveis, é possível, por exemplo, utilizar o armazenamento em nuvem para ter num mesmo banco de dados digital todas as peças processuais. Assim você e seus profissionais podem ter fácil acesso aos documentos e isso ajuda a economizar tempo e espaço do escritório.



Controle financeiro


Essa parte costuma ser deixada de lado e, muitas vezes, é a que gera mais problema e dor de cabeça. É preciso ter um profissional dedicado e especializado em resolver tarefas financeiras burocráticas e, ao mesmo tempo, é essencial que você acompanhe e que entenda sobre entradas e saídas, verifique as otimizações que precisam ser realizadas e invista em melhorias. Sem um planejamento estratégico e organizacional, fica praticamente impossível ter um satisfatório controle financeiro do seu escritório. E sem esse controle fica difícil mensurar a renda, investir em atualizações e planejar o futuro do negócio. Essas são apenas algumas ideias que podem te ajudar a otimizar a gestão do tempo no escritório de advocacia e no dia a dia de trabalho dos profissionais. Você não precisa seguir a risca. Você pode implementar apenas aquelas que fizerem mais sentido para você e para o seu escritório. O importante é fazer testes de melhoria para acabar com a sensação de que o tempo passa rápido demais e ficar frustrado com os resultados. E você, como faz para manter a organização no seu escritório e gerir melhor seu tempo?




16 de Abril de 2020.


Professor Rodrigo Telles

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